Skydd & behandling av personuppgifter

Skydd och behandling av personuppgifter Störningsjouren i Göteborg AB

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. På Störningsjouren värnar vi om din personliga integritet och strävar alltid efter en hög nivå av skydd för dina personuppgifter. Här förklarar vi hur vi behandlar personlig information om dig och varför vi gör det. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

För att kunna erbjuda våra tjänster och i övrigt bedriva vår verksamhet behöver vi i flera fall behandla dina personuppgifter. Självklart gör vi det i enlighet med EU:s dataskyddslagstiftning (GDPR) och med största möjliga hänsyn till din personliga integritet.

Informationen på den här sidan gäller för dig i egenskap av:

• Hyresgäst/bostadsrättsinnehavare hos bolag som använder Störningsjourens tjänster
• Intressent
• Medarbetare och anhörig
• Leverantör eller affärspartner
• Webbplatsbesökare

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Namn, personnummer eller e-postadresser är exempel på personuppgifter. Men även bilder eller ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. IP-nummer är också personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna, exempelvis att man samlar in, registrerar, strukturerar, lagrar, överför eller raderar en sådan uppgift.

Hur behandlar ni mina personuppgifter?

Nedan beskriver vi vilka personuppgifter vi behandlar, med stöd av vilken laglig grund vi gör det och om vi är Personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträde för behandlingen.

Hyresgäst

Fastighetsjour och Störningsjour
Vid akuta störningar och fel i din lägenhet, utanför ordinarie kontorstid, behandlar vi personuppgifter om dig som hyresgäst eller bostadsrättsinnehavare på uppdrag av din hyresvärd eller bostadsrättsförening. Störningsjouren är personuppgiftsbiträde.

Som Personuppgiftsbiträde får Störningsjouren instruktioner att behandla dina uppgifter för anslutna bolags och föreningars räkning inom ramen för denna verksamhet. Det innebär att det är din hyresvärd eller bostadsrättsförening som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Frågor om hur personuppgifter behandlas för dig som hyresgäst eller bostadsrättsinnehavare hänvisar vi till Personuppgiftsansvarig.

Behandlingen av personuppgifter är ett nödvändigt led för att Störningsjouren ska kunna bedriva den egna verksamheten och fullgöra sina åtaganden enligt avtal med bostadsbolagen.

Laglig grund: Vi behandlar personuppgifterna med avtal som laglig grund för att:

• Fullgöra vårt uppdrag att verka för en trygg och säker boendemiljö.
• Fullgöra avtalet med uppdragsgivaren om att tillhandahålla tjänsten Fastighetsjour och Störningsjour
• Hyresvärden ska kunna fullgöra sin del av hyresavtalet
• Hyresvärden ska kunna styrka rättsliga anspråk med anledning av hyresavtalet vid exempelvis användning av lägenheten i strid med hyresavtalet

Handläggning av störningsärenden och oriktiga hyresförhållanden
Störningsjouren har uppdrag av de kommunala bostadsbolagen att tillhandahålla en helhetslösning och specialistkompetens för utredning och handläggning av störningsärenden och oriktiga hyresförhållanden. Störningsjouren utreder och driver självständigt ärenden. Uppgifter om hyresgäster inhämtas till och behandlas i Störningsjourens egna system.

Störningsjouren i Göteborg AB, org nr: 556657-1443 med adress: Box 9, 401 20 Göteborg är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som utförs inom ramen för denna verksamhet.

Behandlingen av personuppgifter är ett nödvändigt led för att Störningsjouren ska kunna bedriva den egna verksamheten och fullgöra sina åtaganden enligt avtal med bostadsbolagen.

Laglig grund: Vi behandlar personuppgifterna med avtal och eventuella samtycken som laglig grund för att:

• Fullgöra uppdraget att verka för en trygg och säker boendemiljö.
• Fullgöra avtalet med uppdragsgivaren om att tillhandahålla helhetslösning för utredning av störningsärenden och oriktiga hyresförhållanden.
• Hyresvärden ska kunna fullgöra sin del av hyresavtalet.
• Hyresvärden ska kunna styrka rättsliga anspråk med anledning av hyresavtalet vid exempelvis användning av lägenheten i strid med hyresavtalet ex: störningar, betalningsförsummelser, åsidosättande av sundhet och ordning, otillåtna andrahandsuthyrningar eller annan användning som kan leda till hyresavtalets upphörande

Samt med rättslig förpliktelse att:

• Fullgöra lagstadgade skyldigheter.

Kontroll av personuppgifter mot offentliga register

Vi kan behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Vi kan också, på uppdrag av din hyresvärd, genomföra kontroller i syfte att säkerställa att du som hyresgäst själv nyttjar din lägenhet och har behov av den.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Behandlingen görs på uppdrag av de kommunala bostadsbolagen som bestämmer ändamål och medel för att utföra behandlingen. Det innebär att det är din hyresvärd som är personuppgiftsansvarig för behandlingen och Störningsjouren är personuppgiftsbiträde.

Frågor om hur personuppgifter behandlas för dig som hyresgäst hänvisar vi till Personuppgiftsansvarig.

Laglig grund: Vi behandlar personuppgifterna med avtal som laglig grund för att:

• Fullgöra vårt uppdrag att verka för en trygg och säker boendemiljö.
• Fullgöra avtal med uppdragsgivaren
• Hyresvärden ska kunna fullgöra sin del av hyresavtalet
• Hyresvärden ska kunna styrka rättsliga anspråk med anledning av hyresavtalet vid exempelvis användning av lägenheten i strid med hyresavtalet

Intressenter

Du kan komma att lämna dina personuppgifter om du besöker vår hemsida, bevakar lediga tjänster på webben eller besöker och deltar i vår profil på sociala medier. Om du skickar e-post till oss, deltar i undersökningar och arrangemang eller har kontakt med våra handläggare eller kundservice kan du också komma att lämna ifrån dig personuppgifter till oss.

När du söker anställning behandlar bolaget uppgifter för att kunna administrera ansökningar och tillsätta tjänsten.

Med hänvisning till Offentlighetsprincipen blir handlingar som skickas till Störningsjouren allmänna handlingar som diarieförs, registreras och vid begäran kan lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Kommentarer och inlägg i sociala medier blir allmänna handlingar som i regel är offentliga. Det du skriver kan komma att lämnas ut om någon frågar efter det.

Om du använder sociala medier, för att komma i kontakt med Störningsjouren, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till Störningsjouren via sociala medier, kontakta oss i stället via e-post, telefon eller brev.

Störningsjouren kommer aldrig via sociala medier att svara på frågor som rör individärenden eller är av känslig karaktär.

Här kan du läsa mer:  Göteborgs Stad i sociala medier - Göteborgs Stad (goteborg.se)

Laglig grund är i de här fallen ett berättigat intresse att kunna hålla medarbetare, kunder och intressenter informerade och uppdaterade om oss, för att rekrytera nya medarbetare och för att vi ska kunna förbättra och utveckla våra affärer, tjänster och vår verksamhet.

Med hänvisning till Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagstiftning har vi även rättslig förpliktelse att hantera bolagets allmänna handlingar på ett korrekt sätt.

Behandling för tillsättning av tjänst sker som ett nödvändigt led i bolagets verksamhet.

Personuppgifter behandlas för enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av bolagets allmänna handlingar. Behandling för tillsättning av tjänst sker som ett nödvändigt led i bolagets verksamhet.

Medarbetare och anhöriga

För dig som är medarbetare på Störningsjouren behandlar vi anställningsrelaterade personuppgifter som är nödvändiga för bolagets löne- och personaladministration.

Dina personuppgifter kan även lämnas till oss av någon som är anställd hos oss för att du är anhörig till personen. Behandling av dessa kontaktuppgifter är nödvändig för att vi ska veta vem vi ska kontakta om någon av våra anställda råkar ut för olycka eller sjukdom. Som medarbetare kan du läsa mer i informationen Skydd och behandling av personuppgifter för medarbetare på Störningsjouren i Göteborg AB.

Laglig grund för behandlingen är rättslig förpliktelse och är nödvändig för bolagets personal- och löneadministration.

Säkerhet och skydd för våra medarbetare

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter i syfte att förhindra missbruk av våra tjänster, för att upptäcka och förhindra bedrägerier och liknande.

Laglig grund för denna behandling är fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse att skydda våra medarbetare och att upprätthålla en lämplig säkerhetsnivå, samt att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Vi kan komma att spela in samtal i syfte att skydda våra medarbetare i situationer som utgör hot, förtal och trakasserier samt för att säkra korrekt information i utredningssyfte och för anmälan av lagöverträdelser till ansvariga myndigheter.

Laglig grund för denna behandling är rättslig förpliktelse att skydda våra medarbetare, att upprätthålla en lämplig säkerhetsnivå samt att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Vi sparar personuppgifter som behandlas i samband med dessa ändamål så länge det är aktuellt i det enskilda fallet.

Rättsliga anspråk

Vi kan komma att behandla personuppgifter om dig i samband med handläggning av rättsliga anspråk, som du, personligen eller för ett företag, riktar mot oss. Behandlingen sker då i syfte att utreda och ta ställning till ditt krav. Omvänt kan personuppgifter behandlas i syfte att handlägga rättsliga anspråk som vi kan ha på en person eller ett företag.

Laglig grund för denna behandling är vårt berättigade intresse att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Vi sparar personuppgifter som behandlas i samband med detta ändamål så länge det aktuellt i det enskilda fallet.

Hantering av känsliga personuppgifter och skyddade personuppgifter.

Ibland skickas känsliga personuppgifter till Störningsjouren. Dessa uppgifter behandlas för att ärendet ska kunna handläggas. Uppgifterna hanteras endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och känsliga personuppgifter i den inkomna handlingen görs inte sökbara.

Känsliga personuppgifter, integritetskänsliga uppgifter och särskilt skyddsvärda uppgifter hanteras med sekretess och tystnadsplikt.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Laglig grund Rättslig förpliktelse enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning, anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Leverantörer eller affärspartners

Vi behandlar personuppgifter om dig som är kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners. Vi gör detta för att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern.

Laglig grund för behandlingen är att fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern.

Personuppgifterna som används för detta ändamål sparas så länge du är kontaktperson hos leverantören eller affärspartnern och därefter som längst 2 år efter det att avtalsförhållandet har upphört

Webbplatsbesökare

När du besöker vår webbplats samlar vi in webbstatistik som innehåller nätidentifierare, som exempelvis ip-nummer och cookies, samt tidsstämplar. Det gör vi i syfte att sammanställa statistik över användandet av vår webbplats.

Laglig grund för denna behandling är vårt berättigade intresse att veta hur vår webbplats används. Vi avidentifierar loggarna direkt och inga personuppgifter sparas.

För att tillgodose säkerheten på vår webbplats samlar vi in webbloggar som innehåller nätidentifierare och tidsstämplar. Webbloggarna kan också användas för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning, för att förhindra missbruk av våra tjänster samt för att upptäcka och förhindra spridning av virus, spam och trojaner.

Laglig grund för denna behandling är vårt berättigade intresse att upprätthålla säkerheten av vår webbplats.

Webbloggarna raderas efter 30 dagar.

Vår webbsida använder cookies för att behandla dina personuppgifter på det sätt som beskrivs i den här texten.

Offentlighetsprincipen

Störningsjouren är ett kommunalt bolag och är enligt offentlighetsprincipen att betrakta som myndighet. E-postmeddelanden och andra handlingar som skickas till Störningsjouren blir därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har Störningsjouren ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning, anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Arkivlagen

För myndigheter i kommuner och landsting/regioner finns det rättsliga grunder för att hantera och bevara personuppgifter i allmänna handlingar. Bestämmelserna i Dataskyddsförordningen hindrar inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar. Om Arkivlagen säger att uppgifter ska bevaras går det före bestämmelserna i Dataskyddförordningen. Intresset av att bevara allmänna handlingar prioriteras framför integritetsskyddsintresset. Detta innebär att Arkivnämndens beslut om bevarande och gallring gäller även om huvudregeln i Dataskyddsförordningen säger att personuppgifterna ska raderas.

Hur länge sparar ni mina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Regler om hur länge vi sparar dokument regleras i vår dokumenthanteringsplan som utfärdas med stöd av arkivlagen. Personuppgifter i allmänna handlingar kan inte raderas innan de lagstadgade lagringsfristerna har passerat.

Vem delar ni mina personuppgifter med?

För att kunna tillhandahålla våra tjänster anlitar vi olika leverantörer. De behandlar dina personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner. Dessa personuppgiftsbiträden får inte använda personuppgifter om dig för något annat ändamål än för att tillhandahålla tjänsten, på de villkor som vi anger. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av mer uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Störningsjouren omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Störningsjouren använder personuppgiftsbiträden för olika typer av IT-tjänster samt larm- och bevakningstjänst

Vi delar även dina personuppgifter med företag eller andra organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga om det följer av lag eller författning eller om vi har rättslig eller avtalsenlig förpliktelse att lämna ut personuppgifterna, exempelvis till ett försäkringsbolag, en leverantör, kund eller till olika myndigheter.

Störningsjouren i Göteborg AB är ett kommunalt bolag och omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär att handlingar som inkommit eller upprättats och förvaras hos Störningsjouren är allmänna handlingar. Allmänna handlingar kan, vid en begäran, komma att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess.

Var behandlar ni mina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall dina uppgifter skulle användas utanför EU, till exempel av någon av våra tjänsteleverantörer, säkerställer vi alltid att det finns skyddsåtgärder, exempelvis dataöverföringsavtal, så att mottagarna behandlar uppgifterna på samma säkra sätt som vi gör.

Vilka rättigheter har jag?

Nedan beskriver vi vilka rättigheter du har, och hur du kan utöva dessa rättigheter i samband med vår behandling av dina personuppgifter. Du kan hitta mer information om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndigheten

Rätt till tillgång

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Du kan begära ut uppgifter som vi behandlar i egenskap av Personuppgiftsansvarig. I de fall vi är Personuppgiftsbiträde hänvisar vi till din hyresvärd eller bostadsrättsförening för begäran av registerutdrag.

Specificera gärna de kategorier av uppgifter du vill ha tillgång till. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer vi lämna en motivering till dig. Observera att vi bara lämnar ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig.

Begäran om registerutdrag görs till info@storningsjouren.goteborg.se. Blankett för begäran om registerutdrag kan du hämta här.

Rätt till rättelse

Märker du att vi har felaktiga uppgifter om dig har du rätt att begära att vi rättar sådana uppgifter. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som du anser saknas och som är relevanta med hänsyn till det ändamålet vi har med behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt att bli raderad

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter för de fall att uppgiften inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Om dina personuppgifter raderas, kommer vi att underrätta alla som vi har lämnat ut dina personuppgifter till, om att denna radering har ägt rum. Det kan dock finnas lagstadgade skyldigheter som gör att vi inte kan radera dina personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer exempelvis från arkivlagen. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning

Du har rätt att i vissa fall kräva att den behandling av dina personuppgifter vi gör ska begränsas. Med begränsning menas att personuppgifterna kommer markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att begära att vi ska överföra personuppgifter om dig till någon annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Sådan begäran kan vi dock endast tillgodose om behandlingen sker antingen med samtycke eller fullgörande av ett avtal som rättslig grund och om den sker automatiskt. Personuppgifterna kommer då att lämnas ut i ett kompatibelt format.

Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.

Rätt att återkalla samtycke

Om dina personuppgifter behandlas med stöd av ett samtycke har du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på uppgifterna nedan.

Rätt att lämna klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande regelverk, bör du anmäla det till oss snarast. Du är välkommen att kontakta oss på info@storningsjouren.goteborg.se eller ringa på 031-773 83 80 om du:

• Har frågor om hur vi behandlar personuppgifter
• Önskar ett registerutdrag
• Vill begränsa hanteringen av dina personuppgifter
• Vill rätta felaktiga uppgifter
• Har invändningar mot behandlingen av personuppgifter
• Vill få dina uppgifter raderade

Du har också rätt att vända dig direkt till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten, om du inte tycker att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

 

Ändringar i den här informationstexten

Om den här texten uppdateras meddelar vi det på vår webbplats.

Dataskyddsombud

Du kan kontakta Störningsjourens dataskyddsombud om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör Störningsjourens behandling av dina personuppgifter,

Dataskyddsombud, Dataskyddsenheten, Intraservice Göteborgs Stad.

E-post: dso@intraservice.goteborg.se

 

Det här dokumentet uppdaterades senast 2021-11-26